Impressum i DSGVO na stronie firmy, bez tego reklama to ryzyko kary

To jest ten fragment prowadzenia firmy w Niemczech, o którym nikt nie myśli, dopóki nie przyjdzie list. Wygląda niewinnie, jest to pismo z kancelarii, w którym ktoś informuje, że Twoja strona narusza przepisy, żąda podpisania oświadczenia i zwrotu kosztów, zwykle kilkuset albo kilku tysięcy euro. Nazywa się to Abmahnung i w Niemczech jest zjawiskiem powszechnym, a polskie firmy usługowe są na nie szczególnie narażone, bo najczęściej mają braki w Impressum i w polityce prywatności. Co gorsza, im więcej wydajesz na reklamę, tym większe ryzyko, bo ruch przyciąga uwagę.

W tym tekście wyjaśniam, co musi znaleźć się na stronie firmy działającej w Niemczech, żeby spać spokojnie, i jak sprawdzić własną witrynę w kilkanaście minut. Nie jest to porada prawna, tylko praktyczna lista rzeczy, których brak widzę najczęściej. Przy rzeczach wątpliwych warto potwierdzić szczegóły z prawnikiem, bo koszt konsultacji jest wielokrotnie niższy niż koszt jednego wezwania.

Dlaczego akurat w Niemczech to takie ważne

W Niemczech obowiązek podania danych identyfikujących usługodawcę wynika wprost z przepisów o mediach cyfrowych i dotyczy każdej strony prowadzonej w celach zarobkowych. Do tego dochodzi europejskie rozporządzenie o ochronie danych, po niemiecku DSGVO, które reguluje między innymi formularze kontaktowe, narzędzia analityczne, mapy i wtyczki społecznościowe. Osobno funkcjonuje system, w którym konkurent albo wyspecjalizowana kancelaria mogą wezwać Cię do zaprzestania naruszenia i obciążyć kosztami. To właśnie ten trzeci element sprawia, że formalność zamienia się w realny wydatek.

Dla polskiego przedsiębiorcy problem polega na przeniesieniu nawyków z rynku, na którym takie zaniedbanie zwykle nie ma konsekwencji. Strona bez polityki prywatności, z mapą Google wgraną bezpośrednio i formularzem bez informacji o przetwarzaniu danych jest w Polsce codziennością, a w Niemczech gotowym materiałem na wezwanie. Nie trzeba nikogo oszukać ani nikomu zaszkodzić, wystarczy nie mieć kilku obowiązkowych elementów. Dobra wiadomość jest taka, że wszystkie da się uzupełnić w jeden dzień.

Co tracisz, odkładając to na później

Bezpośrednim kosztem jest samo wezwanie, na które składają się honorarium kancelarii i ewentualna kara umowna zapisana w oświadczeniu o zaniechaniu. Kwoty zaczynają się zwykle od kilkuset euro, a przy podpisaniu oświadczenia bez konsultacji potrafią wracać przy każdym kolejnym potknięciu. Do tego dochodzi czas, nerwy i konieczność szybkiego znalezienia prawnika, zwykle w najgorszym możliwym momencie. To wydatek, którego można uniknąć w całości.

Jest też koszt pośredni, o którym mało kto myśli. Niemiecki klient zagląda w Impressum, żeby sprawdzić, z kim ma do czynienia, więc jego brak albo niekompletność podważa wiarygodność firmy dokładnie w momencie, w którym klient jest najbliżej kontaktu. Strona bez tych elementów wygląda na tymczasową, a nie na należącą do firmy, która działa i będzie działać za rok. Uporządkowanie tego jest więc jednocześnie działaniem prawnym i marketingowym.

Co musi zawierać Impressum

Impressum ma być dostępne z każdej podstrony, najczęściej z menu w stopce, i osiągalne maksymalnie w dwóch kliknięciach. Powinno zawierać pełne imię i nazwisko albo pełną nazwę firmy w formie zgodnej z rejestrem, adres pocztowy, przy czym skrytka pocztowa nie wystarczy, oraz dane kontaktowe, czyli adres e-mail i numer telefonu. Dla działalności zarejestrowanej jako Gewerbe podaje się imię, nazwisko i adres prowadzenia działalności, a dla spółki dodatkowo formę prawną, osoby reprezentujące oraz numer i sąd rejestrowy. Do tego dochodzi numer identyfikacji podatkowej dla celów VAT, czyli USt-IdNr, jeśli go posiadasz.

W przypadku rzemiosł regulowanych dochodzą jeszcze informacje o izbie właściwej dla zawodu, nazwie zawodu i państwie, w którym został nadany, a także o właściwych przepisach zawodowych. To dotyczy wielu polskich firm w Niemczech, na przykład w branżach instalacyjnych, budowlanych i wykończeniowych. Jeśli prowadzisz sprzedaż na rzecz konsumentów, dodaje się także informację o platformie rozstrzygania sporów oraz o gotowości do udziału w postępowaniu polubownym. Te elementy są najczęściej pomijane, a jednocześnie łatwe do sprawdzenia przez kogoś z zewnątrz.

Co musi zawierać Datenschutzerklärung

Polityka prywatności musi opisywać, jakie dane zbierasz, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, jak długo je przechowujesz i komu je przekazujesz. W praktyce dla małej firmy usługowej oznacza to opisanie formularza kontaktowego, poczty e-mail, ewentualnego systemu rezerwacji oraz wszystkich narzędzi zewnętrznych osadzonych na stronie. Trzeba też podać dane administratora danych i informację o prawach osoby, której dane dotyczą, wraz ze sposobem ich realizacji. Dokument ma być napisany po niemiecku i dostępny z każdej podstrony obok Impressum.

Największym źródłem problemów są narzędzia, których obecności właściciel strony nie jest świadomy. Mapa Google wgrana bezpośrednio w podstronę kontaktu, czcionki ładowane z zewnętrznego serwera, piksel reklamowy, wtyczka statystyk albo film osadzony z serwisu wideo, wszystkie one przekazują dane odwiedzającego zanim ten cokolwiek kliknie. Rozwiązaniem jest albo ładowanie ich dopiero po wyrażeniu zgody, albo hostowanie lokalnie tam, gdzie to możliwe. To jest ten punkt, w którym najczęściej pomaga specjalista, bo trzeba wiedzieć, czego szukać.

Baner zgód, czyli miejsce najczęstszych błędów

Baner cookie nie jest ozdobą i nie wystarczy, że po prostu jest. Musi pozwalać na odrzucenie zgód równie łatwo jak na ich udzielenie, nie może wymuszać akceptacji ani domyślnie zaznaczać zgód, a narzędzia wymagające zgody nie mogą ładować się przed jej wyrażeniem. Bardzo częsty błąd polega na tym, że baner wyświetla się poprawnie, ale statystyki i piksele i tak startują od razu, co jest naruszeniem mimo pozornej poprawności. Sprawdzenie tego wymaga zajrzenia w narzędzia deweloperskie przeglądarki albo skorzystania z pomocy kogoś, kto to robi rutynowo.

Drugim częstym błędem jest baner po polsku na stronie skierowanej do niemieckiego klienta albo baner, który znika po kliknięciu gdziekolwiek na stronie. Jedno i drugie podważa ważność zgody, a przy okazji wygląda niechlujnie. Skoro i tak trzeba go mieć, warto skonfigurować go raz porządnie, bo poprawnie ustawiony baner jest jednocześnie dowodem staranności firmy.

Najczęstszy błąd, czyli skopiowane Impressum

Bardzo popularną praktyką jest skopiowanie Impressum i polityki prywatności od innej firmy i podmiana nazwy. To niemal zawsze kończy się dokumentem, który opisuje narzędzia, których nie masz, i pomija te, których używasz, a przy okazji może naruszać prawa autorskie do samego tekstu. Dokument ma opisywać Twoją stronę, a nie cudzą, więc kopiowanie nie rozwiązuje problemu, tylko go ukrywa. Bezpieczniejsze i tanie są generatory dokumentów prowadzone przez niemieckie kancelarie, które prowadzą przez pytania krok po kroku.

Drugi częsty błąd to zrobienie tego raz i niewracanie do tematu. Dokumenty trzeba aktualizować za każdym razem, gdy dokładasz narzędzie, zmieniasz adres albo formę prawną, na przykład przechodząc z Gewerbe na spółkę. Warto wpisać sobie w kalendarz jeden przegląd rocznie, żeby to nie umknęło. Piętnaście minut raz na rok jest tanią polisą.

Gdzie zwykle zaczynają się schody

Samo napisanie Impressum jest proste, natomiast trudność zaczyna się przy technicznej stronie zgód, czyli przy tym, żeby narzędzia rzeczywiście nie ładowały się przed kliknięciem. Druga trudność to sytuacja, w której strona została zrobiona lata temu przez kogoś, z kim nie ma już kontaktu, i nie wiadomo, co dokładnie na niej działa. Trzecia to prowadzenie strony w dwóch językach, gdzie dokumenty prawne bywają kompletne tylko w jednej wersji. W każdym z tych przypadków wystarczy jeden przegląd, żeby wiedzieć, co poprawić.

W Kontentiert robimy taki przegląd razem z audytem widoczności, bo jedno i drugie ogląda się w tym samym miejscu. Sprawdzimy bezpłatnie, czy Twoja strona ma komplet wymaganych elementów i czy narzędzia nie startują przed zgodą, a wynik dostaniesz w formie listy konkretnych punktów do poprawy. Jeśli coś wymaga oceny prawnej, powiemy wprost, że to pytanie do prawnika, zamiast zgadywać.

Od czego zacząć już dziś

Otwórz swoją stronę i sprawdź, czy z każdej podstrony da się w dwóch kliknięciach dojść do Impressum i Datenschutzerklärung. Potem porównaj dane w Impressum z rzeczywistością, czyli z aktualnym adresem, telefonem i formą działalności, bo bardzo często to właśnie tam jest nieaktualny numer albo stary adres. To dwie czynności na dziesięć minut, a odpowiadają za większość typowych zarzutów. Jeśli czegoś brakuje, uzupełnij to jeszcze dziś, zanim zaczniesz cokolwiek reklamować.

Następnie otwórz stronę w trybie prywatnym i sprawdź, czy przed kliknięciem w baner zgód ładują się mapy, filmy albo statystyki. Jeśli tak, to jest Twój najpilniejszy punkt do poprawy i zwykle wymaga pomocy osoby technicznej. Dopiero po uporządkowaniu tych rzeczy warto zwiększać ruch, bo reklama kierowana na stronę z brakami zwiększa zarówno liczbę klientów, jak i prawdopodobieństwo listu z kancelarii. Zanim uruchomisz kampanię, przejrzyj też pozostałe elementy opisane w tekście o tym, co musi mieć strona firmy usługowej w Niemczech, oraz kolejność działań z artykułu o tym, od czego zacząć, gdy nie masz klientów w Niemczech.

Jeśli dopiero zakładasz działalność, kolejność formalności opisaliśmy przy zakładaniu firmy w Niemczech. Sprawy, które wymagają prawnika, prowadzimy w ramach opieki prawnej, żeby nie zgadywać przy przepisach. Kolejność jest prosta, najpierw formalności, potem reklama.

Najczęściej zadawane pytania